[Papo de Lab] Produção em alta no laboratório

A VIEW estreia a seção Papo de Lab abordando o dia a dia no laboratório em parceria com a LabTalk, publicação da Jobson norte-americana*. Nesta edição, um artigo do especialista Robert Minardi, que apresenta três maneiras aparentemente inusitadas para aumentar a produção e reduzir as perdas no laboratório.

Artigo Robert Minardi :: Tradução Fabrizio Del Ducca :: Edição final Andrea Tavares

 

 

 

 

 

 

Em qualquer laboratório óptico, independentemente do seu tamanho ou do volume de produção, há dois mecanismos que estão sempre conectados: óptica e fabricação. É natural que profissionais de óptica às vezes tendam a negligenciar alguns dos princípios de produção que são a base da produção de óculos de alta qualidade, de maneira rápida e eficiente. Aqui estão três poderosos conceitos, que às vezes são deixados de lado, mas que nenhum laboratório deveria ignorar.

 

Excesso de tarefas: o melhor amigo das perdas

Saturação de tarefas é um termo usado na aviação que define a situação em que se tem muito a fazer, porém sem tempo, ferramentas ou recursos suficientes para realizá-lo. Basicamente, se um piloto de caça tem muitas pequenas tarefas para realizar, perde o foco de coisas muito mais importantes, como a altitude do voo.

A saturação de tarefas pode custar a vida do piloto. Aplicada na rotina do seu laboratório, essa saturação estaria custando seu dinheiro? Você tem notado perdas causadas por pequenos erros? Por exemplo, trabalhos executados de forma incorreta ou enviados para destinatários errados? Constantemente você diz aos seus técnicos para terem mais atenção? Talvez não seja culpa deles. Eles podem estar sobrecarregados com muitas tarefas. Um ótimo artigo no site da revista norte-americana Psychology Today que, citando a neurociência, mostra que o cérebro não consegue ser multitarefas como se acredita.

A educadora e psicóloga norte-americana JoAnn Deak, autora do livro Your fantastic elastic brain (do inglês, em livre tradução “Seu cérebro elástico e fantástico”) faz afirmações interessantes sobre o assunto: “tentar agir de forma multitarefas, em curto prazo, dobra o tempo que se leva para fazer uma tarefa e geralmente, no mínimo, o número de erros é multiplicado por dois”.

Se você está atribuindo um monte de perdas ao fato de sua equipe não estar muito atenta, talvez seja preciso fazer alguns ajustes. A primeira coisa a fazer é listar cada tarefa que cada pessoa executa. Confie em mim, isso acrescenta bastante. Em seguida, avalie. Quantas tarefas estão realizando que podem causar perdas? Se for mais de uma ou duas tarefas, não será possível designar uma das tarefas a alguém menos atarefado? Que tal sequenciar as tarefas de forma a tornar mais fácil o funcionário lembrar-se das mais importantes?

 

Se eles estiverem cometendo erros relacionados à má interpretação de documentos ou ao encaminhamento do trabalho, faça com que marquem com uma caneta colorida os itens que precisam verificar, para ajudá-los a manter o foco. Cada pessoa terá sua própria cor, que nunca muda. Sim, isso pode levar um ou dois segundos a mais, mas em uma área crítica ou de altas perdas, a recompensa vai valer a pena.

Esteja sempre atento ao volume de tarefas que cada funcionário deve executar em uma hora. Isso é biologia e ignorá-la é um grande erro.

 

 

Fluxo, você não sabia?

Você já ouviu alguém dizer “I was in the zone!” (do inglês, em livre tradução, algo como “estou ligado!”)? Em psicologia, é conhecido como estado de fluxo e define o estado mental de funcionamento, quando uma pessoa está totalmente imersa em um sentimento de foco energizado ao executar alguma atividade. É um ótimo lugar para que sua equipe esteja. Você está fazendo tudo que pode para garantir que todos cheguem ao estado de fluxo e fiquem lá?

 

Assassinos do fluxo – Há algumas ações que definitivamente atrapalham o fluxo e, consequentemente, comprometem a produtividade no laboratório.

Parar e começar repetidamente. O estado de fluxo pode ser alcançado, em média, em 15 minutos e, caso seja interrompido, e são gastos outros 15 minutos para recuperá-lo.

Ter clareza. Métodos de processo pouco claros impedem que a equipe desempenhe suas funções com eficiência.

Manter um ambiente de baixa energia. Se você não está entusiasmado com o trabalho, por que sua equipe estaria?
Facilitadores do fluxo – Por outro lado, há atitudes que funcionam como combustível para o estado de fluxo.

Sem interrupções: quantas vezes por hora seus técnicos têm de parar o que estão fazendo? Será que eles dizem: “eu teria rendido muito mais se eu não tivesse que fazer alguma outra coisa”? Ouça o que dizem, provavelmente estão certos.

Processos precisamente definidos: todos devem saber exatamente o que fazer e como fazer. Elabore um preciso Procedimento Operacional Padrão (POP) e também um Manual de Instruções de Trabalho, para reduzir as variações no processo.

Energia: seja bem-humorado! Sua energia, positiva ou negativa, tem um efeito equivalente na equipe.

 

 

Sinalização

Seres humanos são, em sua maioria, aprendizes visuais. Um estudo conduzido pela 3M concluiu que a informação visual é processada 60 mil vezes mais rápido do que um texto. Até 90% das informações absorvidas em um determinado dia são visuais e os outros quatro sentidos compartilham os 10% restantes. Tire vantagem disso!

Imagine dois exemplos de alerta à equipe no laboratório. O primeiro seria um cartaz com o texto “ao carregar o gravador, certifique-se de que o recuo do alloy esteja voltado para a frente. Se estiver voltado para trás, a lente será gravada de cabeça para baixo”. O segundo traria boas fotos em close das versões certa e errada e mensagens em verde indicando o posicionamento correto (“O recuo do alloy está voltado para frente”) e em vermelho indicando o jeito errado (“O recuo do alloy não está voltado para a frente. Quebra!).

Qual deles evitará mais perdas? É tentador fixar um alerta feito rapidamente na impressora, porque há muito o que fazer, mas não seria muito útil. O operador vai ler uma vez e desconsiderar. Eu já vi uma parede inteira cheia de alertas e avisos assim, com título em letras grandes e texto pequeno, sem cor e fotos. No exemplo com as fotos, fica muito claro qual o jeito certo de agir.

Propositalmente, a palavra “para frente” é usada em ambos exemplos. Não se usa “para trás”, evitando sugerir que isso ocorra. O exemplo errado reforça a maneira correta de realizar o trabalho. Além disso, vale cuidar da diferença dos ângulos entre as formas certa e errada nas fotos. O exemplo correto deve mostrar a partir do ângulo da perspectiva do operador. Já o incorreto deve mostrar ângulo e perspectiva diferentes.

Fotografias idênticas são uma armadilha. É um detalhe sutil, mas ajuda na eficácia do alerta. A imagem deve ser suficiente, então use o mínimo de palavras. As palavras são necessárias para transmitir a mensagem inicial. Após a primeira leitura, o operador desconsidera o texto, então faça a imagem valer!

Seja proativo com a sinalização. É uma das mais ferramentas mais poderosas de que um gestor dispõe no laboratório. Uma boa sinalização deve transmitir as informações cruciais à mente do seu operador instantaneamente e de forma inconsciente. Outro aspecto é que o campo de visão vertical é de aproximadamente 60º para cima e 75º para baixo, por isso, é melhor por a sinalização mais para baixo do que muito para cima. Também vale colocar a sinalização em bolsos de plástico para documentos para mantê-la sempre em bom estado. Alguns desses bolsos de plástico já vêm com tiras magnéticas, prontas para serem fixadas nas máquinas.

Os japoneses têm um princípio chamado “kaizen”, que pressupõe “mude para melhor” ou “melhora contínua”. É uma mensagem poderosa em uma pequena palavra. Com um pouco de esforço, essas dicas podem garantir um “kaizen” no seu laboratório.

 

Com mais de 25 anos de experiência em produção, o norte-americano Robert Minardi integra o comitê de certificação do Conselho de Óptica dos Estados Unidos e possui o certificado Lean Six Sigma na Black Belt com histórico em controle de qualidade.
*Artigo publicado na edição Novembro:Dezembro 2016 da LabTalk, publicação da Jobson Medical Information.

 

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